Битрикс 24 – это программа, которая создана для автоматизации рабочих процессов компании в любой сфере деятельности.
Битрикс 24 можно устанавливать на компьютер либо пользоваться браузерной версией. Однако между ними есть одно отличие – синхронизация файлов. Работая через программу на компьютере, можно включить автоматическую синхронизацию файлов: редактировать / удалять / добавлять файлы на компьютере, и программа автоматически изменит / добавит / удалит их в Битрикс 24 на сервере. В браузерной версии данную возможность реализовать не возможно.
По наблюдениям моих коллег и собственному опыту могу отметить, что большинство клиентов используют Битрикс 24 из браузера.
Как говорилось выше, Битрикс 24 создан для автоматизации. Под автоматизацией рабочих процессов подразумевается сокращение рутинной работы, которую ежедневно выполняют сотрудники любой компании, вне зависимости от ее размера.
Как вы сами понимаете, чем больше компания, тем больше процессов в ней происходит. Даже небольшой сбой в обработке данных может привести к крупным задержкам в работе. Для решения таких проблем и создан Битрикс 24.
Битрикс 24 позволяет настроить работу с клиентами любого типа, будь то юридическое или физическое лицо.
В зависимости от этого, в работе используются разные карточки (карточка компании или контакта), которые имеют тесную связь с заказами клиентом. Об этом подробнее можно почитать в следующей статье.
Для базового понимания достаточно знать, что в карточке клиента (его личном деле) может храниться следующая информация:
- Запись телефонных разговоров
- Входящие / исходящие письма (email и sms)
- Пометки и комментарии сотрудников о клиенте и работе с ним
- Количество продаж / сделок с клиентом и полное их описание
- Отправленные СМС
- Фиксация всех договоренностей и обязательств
- Последний контакт с клиентом (дата и время)
- Информация о сотруднике, который проводил работу с клиентом
Поиск можно осуществлять по любому из параметров: номеру телефона, номеру договора, имени / фамилии клиента, названию компании, УНП и мн.др.
В качестве искомой сущности могут выступать:
- Карточки компании (внутри карточки полная информация о компании, ее покупках, сотрудниках, реквизитах и т.д)
- Карточки контакта (внутри карточки информация о клиенте, его покупках, паспортных данных и т.д)
- Карточки сделки / лида (внутри карточки информация о заказе, адресе доставки и т.д)
- Документы (договора, счета, акты)
Частая головная боль компании — поиск электронной / бумажной копии документов, контроль входящей и исходящей корреспонденции.
Кто-то использует Яндекс-диск и другие облачные системы, кто-то просто складывает документы на своем компьютере, периодически отправляя их бухгалтеру, который в свою очередь тоже хранит их локально.
Проблемы вышеописанного подхода следующая:
- Документы хранятся в разных местах
- Нет возможности оперативно их находить
- Нет возможности «пробежать» поиском по тексту, который находится в документе
- Человеческий фактор (забыли, потеряли)
Все вышеописанные проблемы не присущи Битриксу.
Внутри Битрикс 24 можно организовать файловое хранилище удобным для вас способом. Как правило, создается структура папок, в которых складываются документы по мере работы. Каждый загруженный файл в Битрикс 24 имеет следующие записи:
-
- Время и дата загрузки
- Кто загрузил
- К какому контрагенту относится (опционально)
- Кто ознакомился с документом (опционально)
- Кто редактировал
Система позволяет просматривать и редактировать документы прямо из интерфейса Битрикса, настраивать права доступа к документам для каждого из сотрудников (Александр может только просматривать документ, Анастасия может просматривать и редактировать), делиться ссылками на просмотр документа внутри портала (например, бухгалтер может отправить документ для сотрудника отдела продаж нажав пару кнопок) и многое другое.
По внесенным документам можно производить поиск и запускать различные бизнес-процессы (например — утверждение руководителем или ознакомление с подтверждением), подробнее об этом в другой статье.
Еще одна отличная возможность работы с документами в Битрикс 24 — автоматическое создание любых документов по шаблонам.
Пример: у Вас есть типовой договор, который сотрудник редактирует перед отправкой новому клиенту.
Битрикс 24 помогает избежать постоянного редактирования документов вручную, данные, которые необходимо вставить в документ автоматически берутся из карточки клиента. Данные могут быть любые (реквизиты, товары, цены, скидки, имя сотрудника оформляющего документ и т.д).
Таким же образом можно создавать товарно-транспортные накладные, счета, акты и другие документы.
В карточке любого клиента можно ставить свои пометки. На основании этих пометок, клиент будет помещаться в специальный раздел «CRM-маркетинг».
В этом разделе настраивается рекламная работа, рассылки и другие полезные способы увеличить лояльность ваших клиентов и продажи. Часть функционала, который может быть полезен для вас:
- Email & sms рассылки (можно запускать вручную и автоматически в заданное время)
- Показ таргетинговой рекламы клиентам, которые есть в вашей базе
Если организация работает по нескольким направлениям, то можно гибко настраивать программу, чтобы клиентские базы не пересекались, сотрудники вашей компании видели только свою зону ответственности и работали со своими клиентами.
Все это реализуется с помощью настройки воронок и этапов в них.
Подробнее об этапах и воронках можно почитать здесь: перейти
- Возможность настройки KPI (плана продаж). При невыполнении – оповещение руководителя
- CRM-аналитика. Контроль продаж в разрезе клиентов / сотрудников
- Подсчет прибыли / выручки по каждому из клиентов
- Автоматический расчет заработной платы каждого из сотрудников
- Возможность выгрузки отчетов в excel (каждому из сотрудников можно в конце месяца отправить полный список клиентов, которым он продал товар с калькуляцией его заработка. Отчет составляется автоматически)
- Синхронизация почтовых ящиков (корпоративных / личных / рабочих)
- Интеграция viber / whatsapp / telegram / instagram / vk / facebook , для общения с клиентами в перечисленных мессенджерах и социальных сетях прямо из Битрикс 24
- Подключение любого сайта (неограниченное количество форм, корзина заказа, лайв-чаты [живосайт, встроенный чат битрикса]). Кстати, у Битрикса есть свой бесплатный онлайн-чат, который мы устанавливаем на сайт бесплатно
- Телефонные звонки. При подключении телефонии все звонки ваших сотрудников будут попадать в Битрикс 24 и записи прикрепятся к карточке клиента
- Обращения в любом другом виде
Если Вы много продаете с помощью контекстной рекламы и используете для этого лендинги – это отличный способ разгрузить Вашего контент-менеджера или разработчика, а также уменьшить затраты на хостинг.
Никаких доплат для создания сайтов на Битрикс 24 не потребуется.
- Можно создавать сайты на конструкторе внутри портала Битрикс 24
- Сайты могут иметь неограниченное количество страниц
- Можно давать собственные имена (домен) сайтам
- Можно продвигать свои товары и подключить к сайту на Битрикс 24 платежную систему bepaid / alfa-click / webpay без доплат
Позволяет организовать коллективные обсуждения любых вопросов, которые касаются компании. Можно создавать опросы, выражать благодарности, организовывать видеоконференции. Работают чаты (как общие — между всеми сотрудниками, так и личные), можно отказаться от работы в скайпе для обсуждения внутренних вопросов компании, отказаться от мониторинга почтового ящика, от мониторинга социальных сетей и мессенджеров.
Сотрудники перестанут забывать о задачах, т.к их можно будет ставить и контролировать автоматически, а также вручную.
У задачи может быть постановщик. Сотрудник, который поставил задачу. Ему будут приходить уведомления о статусе задачи. Список статусов — «просрочена», «выполняется», «делегирована», «выполнена», «требует подтверждения».
Также, задача в Битрикс 24 может иметь соисполнителей, наблюдателей и ответственных. Подробнее о ролях этих сотрудников можно прочесть здесь.
При невыполнении задачи, сотрудник и/или его руководитель будет получать уведомление о том, что задача не выполнена.
Также, система заранее напомнит о задаче (насколько заранее, за 2 часа или за 20 минут вы можете выбрать сами)
Проект или группу можно создавать исходя из организационной структуры компании либо направления деятельности, а также любой другой классификации.
Суть создания группы или проекта в Битрикс 24 заключается в том, чтобы собрать несколько сотрудников вместе и организовать для них работу отдельно от основного состава компании. При этом, сотрудники, которые будут подключены к проекту или группе могут участвовать в основной деятельности компании и работать с воронками, клиентской базой, лидами.
Сотрудникам, находящимся в составе группы или проекта можно выдавать права на работу с этим проектом или группой.
Пример, для более наглядного представления, что такое группы и проекты в Битрикс 24 (в данном представлении подразумевается, что у вас уже установлена описываемая система):
Предположим, что вы владелец или руководитель компании, которая занимается реализацией / производством товаров или оказанием услуг.
В вашей компании отлично настроены процессы взаимодействия с клиентом (CRM).
Используя полезные инструменты Битрикс 24 вы смогли добиться количественного и качественного прироста клиентов, ваш отдел продаж не может справляться с возросшими нагрузками. В результате, один из вариантов решения данной проблемы — принять на работу новых сотрудников. Для подбора качественного персонала может потребоваться большое количество времени, потребуется просмотреть десятки кандидатов, информацию о каждом где-то хранить и иметь возможность быстрого доступа к этой библиотеке.
Вопрос: как найти новых сотрудников и контролировать процесс найма людей в компанию?
Как раз для этого можно использовать группы и проекты в Битрикс 24.
Процесс подготовки и настройки такой группы можно описать следующим образом:
- Создание группы с названием «Подбор персонала»
- Добавлению в группу сотрудника(ов), которые будут заниматься рассмотрением кандидатов, заполнением личных карточек / дел, собеседовать
- Выдача прав сотруднику отдела кадров на работу только со своими клиентами (фактически, ограничения доступа к клиентской базе, которую формируют сотрудники отдела продаж)
- Настройка этапов работы специалиста по подбору персонала
Пример этапов, по которым можно проводить найм новых сотрудников:
- Получили отклик (из почты / любого сайта / по телефону)
- Кандидат на рассмотрении (ознакомление с резюме, сравнение с уже полученными резюме от других людей)
- Кандидат одобрен (вам понравилось резюме, необходимо пообщаться и назначить встречу или звонок)
- Встреча / звонок назначен (на этом этапе проводится встреча)
- Думает (ожидаем ответа от клиента)
На этапах ниже происходит завершающая работа
- Принят на работу
- Не подходит (вообще не интересен)
- Потенциально интересен (такие резюме можно хранить на последнем этапе и обращаться к ним в тот момент, когда вам потребуются новые сотрудники)
В конечном счете, этапов может быть больше. В результате настройки этапов появится возможность более автоматизированно и прозрачно вести работу с документами, готовить печатные формы и оформлять сотрудника, а также вносить документы в реестр Битрикс 24.
Итог создания группы для контроля найма новых сотрудников:
- Работа ведется наглядно в таблице с этапами (перечислены выше)
- На каждого кандидата создается задача, которую HR продвигает в таблице на нужный этап в зависимости от проведенной работы.
- Все списки кандидатов и информация о них помечена в системе, не может быть удалена сотрудниками отдела найма и не видна всем остальным сотрудникам.
- Руководитель отдела легко контролирует работу персонала.
- Подбор персонала никак не пересекается с основным направлением деятельности компании.
Кроме того, вышеперечисленный функционал можно дополнить и настроить под Ваши нужды, поскольку он может иметь большую ценность для Вас
- Интеграция с банком. Когда Вы работаете с дебиторкой, Вам жизненно необходимо контролировать поступления денег на счет. Для этого, Ваши сотрудники периодически «дергают» интернет-банк, вручную просматривая каждое из поступлений денежных средств.
Мы можем сделать для Вас интеграцию практически с любым банком, которая будет выполнять следующую работу:
- Автоматически проверять поступления на счет
- При наличии поступившего платежа – проверять, есть ли клиент от которого поступила оплата в Битрикс 24
- Когда клиент найден – проверять, имеется ли у него задолженность или обязательства по оплате
- Как только задолженность найдена — проверить по какому товару или услуге
- После проверки и сопоставления сумм автоматически в Битриксе списать задолженность и уведомить ответственного за продажу сотрудника о том, что клиент произвел оплату, долг погашен
- Поиск новых заявок на сайтах госзакупок и других площадках. При работе с заявками, которые публикуются на площадках (goszakupki.by, bidmart.by, bicotender.ru, av.by, abw.by, и прочие), Вам необходимо собирать их вручную, сравнивать с теми, которые есть и совершать много рутинной работы. Мы можем:
- Настроить автоматическую выгрузку заявок в Ваш Битрикс 24
- Выгрузка может происходить с любым интервалом (раз в 30 минут / час / день / неделю и т.д)
- Подгружать исключительно новые заявки и распределять их по сотрудникам внутри системы(в зависимости от типа заявки, можно отдать ее в работу определенному сотруднику. Артем может обрабатывать заявки на установку оборудования, в то время как Наталья будет его продавать)
